Padomi uzņēmējiem e-rēķinu ieviešanā
Forbes
Baltic edition
E-rēķinu izmantošana nodrošina operatīvu, ērtu un drošu naudas plūsmu organizēšu, un ir vienlīdz noderīga gan uzņēmumam, gan klientiem. Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācija (LIKTA) sagatavojusi piecus padomus uzņēmējiem, kas palīdzēs ieviest e-rēķinus.
Apzināt potenciālos ieguvumus, ieviešot e-rēķinu iespēju uzņēmumā
Ieguvumu apzināšana kalpotu kā noderīga informācija, lai e-rēķinu integrēšana uzņēmumā būtu organizēts un raits process. Jāatzīst, ka ieguvumi ir dažādi, un tie kalpotu ne tikai, lai organizētu pārskatāmāku naudas plūsmu, bet arī pavērtu iespējas biznesa paplašināšanai, kā arī tas ļautu vieglāk sadarboties ar valsts sektoru. LIKTA atgādina, ka no 2019. gada pavasara visām valsts iestādēm publisko iepirkumu procedūrās ir jāpieņem Eiropas elektronisko rēķinu standartam atbilstoši e-rēķini. Papildus tam ir paredzami arī citi ieguvumi, piemēram:
- rēķinu informācija vairs netiek ievadīta manuāli, kas nozīmē, ka ievērojami samazinās kļūdu risks, kā arī neprecizitātes ir iespējams konstatēt ātrāk;
- uzņēmuma grāmatveži var ērtāk kontrolēt apmaksas procesus, jo, pateicoties piegādes ātrumam un analīzei, tiks kavēti arvien mazāk maksājumu, kas ļautu organizētāk pārraudzīt rēķinu maksātājus un nemaksātājus;
- tiek būtiski samazināts krāpšanas risks, jo sistēma spēj nolasīt datus no biznesa vadības programmas un analizēt, vai sadarbība ir notikusi;
- atbildīgajām personām nav vēlreiz jāpārliecinās, ka rēķins ir nonācis līdz adresātam.
Pieņemt, ka katra uzņēmuma e-rēķinu integrēšanas laika posms ir atšķirīgs
Katram uzņēmējam ir jāņem vērā, ka e-rēķinu ieviešanas process katrā uzņēmumā var atšķirties. Tas ir atkarīgs no dažādiem faktoriem, piemēram, vai uzņēmumā lietotā sistēma spēj sagatavot un apstrādāt e-rēķinus Latvijā noteiktajā formātā – PEPPOL BIS 3.0, cik uzņēmuma darbinieku izmantos e-rēķiniem paredzēto programmatūru, kā arī, kāds ir uzņēmuma darījumu partneru skaits, un kādas ir viņu iespējas izrakstīt vai apstrādāt e-rēķinus.
Nodrošināt darbiniekiem nepieciešamās apmācības un atbalstu
Kā jau minēts iepriekš, būtiski ir apzināt, kuri uzņēmuma darbinieki izmantos e-rēķiniem paredzēto programmatūru un ir jāapdomā iespējas nodrošināt specializētas apmācības, kuru laikā, piemēram, uzņēmuma grāmatveži var apgūt visas e-rēķinu nianses un uzdot sev interesējošus jautājumus. Papildus tam, lai izglītotu, motivētu un atbalstītu darbiniekus pārejas posmā, LIKTA iesaka izveidot e-rēķinu ieviešanas plānu un sekot līdzi tam, kā arī atzīmēt un pārrunāt progresu.
Apzināt klientu un sadarbības partneru iespējas
Pirms modernizācijas procesa un programmatūras integrēšanas uzņēmuma ikdienas darbos, uzņēmuma vadītājiem un darbiniekiem tiek rekomendēts apzināt klientu un sadarbības partneru spējas izsūtīt un saņemt e-rēķinus. Ja šādu iespēju ir maz, jāatzīst, ka process var kļūt laikietilpīgāks un daudz sarežģītāks, jo uzņēmuma grāmatvežiem būtu jāpārvalda dažādi rēķinu saņemšanas formāti un kanāli. Tiesa, ir skaidrs, ka e-rēķinu izmantošana kļūst ar vien plašāka. Papildus tam ir arī jāpārliecinās par preču un pakalpojumu klasifikatoriem un citiem svarīgiem datiem, lai abas darījumu puses spētu e-rēķinus salāgot un atpazīt.
Piemērotāko e-rēķinu piegādes kanālu izvērtēšana
Lai nodrošinātu organizētu un pārskatāmu e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu, ļoti būtisks aspekts ir savstarpēja vienošanās ar klientiem un sadarbības partneriem par ērtākajiem piegādes kanāliem. Tie var būt dažādi: e-pasts, e-rēķinu apmaiņas sistēma, grāmatvedības sistēmas un citas platformas. Ne mazāk svarīgi ir nodrošināt grāmatvedības sistēmas vai citas sistēmas funkcionalitāti, kas automātiski atbalsta elektronisko rēķinu izsūtīšanu un saņemšanu.