Izstrādā 8 soļu plānu digitalizācijas un automatizācijas risinājumu ieviešanā
Forbes
Baltic edition
Daudzi uzņēmumi joprojām atturas modernizēt savu darbu, liecina Finanšu nozares asociācijas aplēses. Tāpēc organizācija ir izstrādājusi 8 soļu plānu ceļā digitalizācijas un automatizācijas risinājumu ieviešanā.
Turpinājumā publicējam Finanšu nozares asociācijas ekspertu izstrādāto plānu:
1. Identificēt pašreizējo situāciju
Domājot par automatizācijas un digitalizācijas ieviešanu uzņēmumā, vispirms ir jāsaprot, kurus procesus tajā varētu un vajadzētu uzlabot. Šis ir uzdevums, kas liek uzņēmuma struktūru izvērtēt pa departamentiem, nodaļām u. tml. Sastādiet sarakstu, kādas darbības veic katrs departaments, pievēršot uzmanību tādiem procesiem kā sadarbības uzsākšana ar klientiem, procesu vadība, rēķinu apstrāde, parādu piedziņa. Sadaliet šos procesus sīkākos soļos un aktivitātēs. Lai arī kādu metodi jūs izmantotu, jums jābūt pēc iespējas precīzākiem un procesi jāaplūko detalizēti, jo tieši šajā posmā jūs varēsiet identificēt tās jomas savā uzņēmumā, kuras varat automatizēt, tādējādi ietaupot laiku un citus resursus.
2. Noteikt prioritārās jomas
Veicot analīzi, viennozīmīgi identificēsiet tās jomas, kuras var ātri uzlabot, kā arī izgaismosiet tos iekšējos procesus, kurus var iedalīt divās galvenajās kategorijās – darbībās un apstiprinājumos. Darbības var automatizēt, bet apstiprinājumus – digitalizēt.
Piemēram, kā notiek tradicionālā izdevumu pārvaldīšana? Parasti darbinieks atver elektronisku izdevumu lapu un ievada konkrētos datus, pārskata rēķinus, izdrukā tos, paraksta, nodod savam vadītājam, kas tos paraksta, tad tas viss tiek ieskenēts, atkal pārvērsts elektroniskā formātā un, visbeidzot, nosūtīts grāmatvedim uz apmaksu. Tas parāda, ka, pat veicot vienkāršus uzdevumus, ir daudz darbību, kuras varētu efektivizēt, tās automatizējot. Tiesa, ir arī daži posmi, kuros tas nav iespējams – dokumentu parakstīšana ir viens no tiem. Tomēr tos joprojām var digitalizēt.
Šī soļa patiesais mērķis ir novērtēt, kā un kur automatizācija/digitalizācija var uzlabot jūsu uzņēmuma darbību. Nosakot procesus, kuras var automatizēt vai digitalizēt, jūs varēsiet izveidot prioritāro uzdevumu sarakstu, kas jāveic, lai sasniegtu vēlamo rezultātu.
3. Novērtēt tehnoloģijas
Pateicoties mūsdienu tehnoloģiju straujajai attīstībai un globalizācijai, visticamāk, jūs salīdzinoši viegli varēsiet atrast rīkus un lietojumprogrammas, kas atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām un var aizstāt līdzšinējās darbības. Veiksmīga risinājuma atrašana ilgtermiņā var nodrošināt lielāku uzņēmuma efektivitāti, uzlabot, piemēram, klientu apkalpošanas pieredzi, samazināt izmaksas un novērst kļūdu iespējamību.
Šajā posmā ir svarīgi atrast tehnoloģisko risinājumu, kas precīzi atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Nereti tas nozīmē apvienot vairākus pieejamos risinājumus vienā sistēmā, lai nodrošinātu maksimālu veiktspēju, kas sniegtu vēlamos rezultātus un uzlabotu konkurētspēju.
Skaidra nepieciešamību analīze uzņēmumā palīdzēs identificēt arī nepilnības iespējamos risinājumos un programmatūrās. Gadās, ka uzņēmumi iegādājas visaptverošas tehnoloģiju sistēmas, bet lielākā daļa no tām ikdienā netiek lietotas, jo neatbilst uzņēmuma ikdienas vajadzībām. Lai izvairītos no šādām situācijām, vislabāk ir rūpīgi novērtēt potenciālo pirkumu.
4. Izplānot ieceres īstenošanu
Kad esat izanalizējis uzņēmuma procesus, sagrupējis tos atbilstošās kategorijās, novērtējis un izkristalizējis jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi, kā arī jums ir skaidrs, kādu tehnoloģisko risinājumu izvēlēties, jūsu uzņēmums ir nonācis digitālās transformācijas sākumpunktā. Tagad ir laiks pievērsties ieceres īstenošanai.
Lai ieceres īstenošanas laikā nenāktos piedzīvot aizķeršanos, ir būtiski izstrādāt skaidru laika un aktivitāšu plānu, kā arī precīzi sadalīt to īstenošanas posmos. Kopā ar konkrētā risinājuma pārdevēju/izstrādātāju, kā arī darbinieku komandām, kurus jauninājumi skars vistiešāk, izstrādājiet plānu. Ņemiet vērā arī tiešās un netiešās izmaksas, kas saistītas ar projekta īstenošanu, jo nereti tieši izmaksas liedz veiksmīgi realizēt ieceri uzlabot procesus uzņēmumā. Ja šajā projekta īstenošanas fāzē top skaidrs, ka ar pašu rīcībā esošajiem līdzekļiem nepietiks, piesaistiet ārējo finanšu atbalstu – izmantojiet valsts garantijas, banku aizdevumus u. tml.
Ja domājat par vairākiem digitalizācijas/automatizācijas projektiem, ir svarīgi neiekrist pašiem savu ambīciju slazdā un vienlaikus neuzņemties pārāk daudzu ieceru īstenošanu. Tas prasa ne tikai lielus finanšu ieguldījumus, bet arī cilvēku un laika resursus, kā rezultātā bieži neviena no iecerēm netiek īstenota kvalitatīvi vai līdz galam. Tāpat arī šāda pieeja rada papildu stresu darbiniekiem. Vislabāk pārmaiņas ieviest pakāpeniski, dodot laiku personālam pierast pie jaunajiem darbarīkiem, formām un sistēmām.
5. Pārbaudīt risinājumu darbībā
Pirms ieviest tehnoloģiskos risinājumus savā uzņēmumā, testējiet tos. Izveidojiet pārdomātu testēšanas plānu un rūpīgi sekojiet tam. Tikai kārtīgi pārbaudot tehnoloģiskos jaunievedumus, digitālā transformācija uzņēmumā izdosies.
Ideālā gadījumā jauno risinājumu vai sistēmu pārbaudi veiciet reāllaika testa vidē. Tas sniegs iespēju redzēt atšķirības procesu norisē ar konkrēto risinājumu vēl pirms plaša mēroga ieviešanas uzņēmumā, kā arī palīdzēs savlaicīgi novērst iespējamās problēmas, ja tādas radīsies. Ja nav iespējas pārbaudīt jaunās tehnoloģijas vai sistēmas efektivitāti, svarīgi vienoties ar pārdevēju par izmēģinājuma periodu vēl pirms gala pasūtījuma vai līguma parakstīšanas.
Noteikti iesaistiet risinājuma testēšanas procesā arī darbiniekus – potenciālos tehnoloģijas lietotājus – un pārliecinieties, vai viņi ir apmierināti ar testa rezultātiem. Bez saistīto personu un lietotāju atbalsta jums var arī neizdoties veiksmīgi ieviest risinājumu dzīvē.
6. Ieviest risinājumu dzīvē
Kad tehnoloģija vai sistēma ir pārbaudīta un vēlamie rezultāti iegūti, ir pienācis laiks ieviest risinājumu jūsu uzņēmumā un sākt jaunu dzīvi ar to.
Neaizmirstiet sekot savam projekta plānam. Ir svarīgi dokumentēt un analizēt visas problēmas, ja tādas rodas, kā arī tehnoloģiju ieviešanas laikā un pēc tam kopā ar projekta komandu apspriest gūto “mācību”.
7. Novērtēt panākumus
Pēc automatizācijas projekta īstenošanas ir svarīgi atskatīties uz to, kādi bija uzņēmuma mērķi, uzsākot pārmaiņas, lai pārliecinātos, vai tie ir sasniegti. Ja skaidri redzat īstenotās ieceres sniegto pievienoto vērtību biznesam, tas ir lieliski!
8. Sākt no jauna
Digitālā transformācija ir nebeidzams cikls. Ļoti maz ticams, ka iepriekš ieviestās pārmaiņas ir nevainojamas un tās pēc kāda laika atkal nevarēs uzlabot. Ja vēlaties palielināt sava uzņēmuma konkurētspēju/peļņas apjomu, jums nemitīgi jādomā par attīstību un jāpārskata procesu norise uzņēmumā. Inovāciju ieviešanai jākļūst par standarta darbību.