Kontor sinu nutitelefonis
Forbes
Baltic edition
Pandeemia lõpeb varem või hiljem, kuid suhtumine töökorraldusse on arvatavasti igaveseks muutunud. Ettevõtted mõistavad, et suurte kontorite ülalpidamine ei ole alati tõhus.
Paindlik tööaeg, mis võimaldab kombineerida kaug- ja kohapealset tööd, on tulemuslikkuse ja ka kulude kokkuhoiu seisukohast sageli tõhusam. Iga ettevõte otsib nüüd ideaalse töökorralduse valemit ning siinkohal tulebki mängu nutikas kontorihaldustarkvara. Mugavaim neist on Simple Office.
Isiklik kogemus
„Enne pandeemia algust leidsime endale avarama kontori ja hakkasime seda peaagu remontima, kuid COVID-19 piirangute lõppedes saime aru, et meil pole suuremat kontorit vaja. Me peaksime olema hoopis tänulikud, sest kaugtöö on muutnud paljude inimeste ja ettevõtete protsesside mõistmise viisi,“ ütleb Forbesiga vestlust alustades ettevõtte Unibranes kaasomanik Dmitrijs Sapa.
Dmitrijs, kes on infotehnoloogia valdkonnas töötanud peaaegu 20 aastat, otsis uue väljakutsega silmitsi seistes koos oma partneri Ivans Aļošinsiga võimalikke lahendusi. „Koos pandeemia algusega muutus IT-turg palju ja samoodi muutusid ka klientide nõudmised,“ märgib Dmitrijs. Seetõttu ei olnud uute lahenduste otsimine geograafiliselt piiratud. Lahendus leiti Araabia Ühendemiraatidest, kus programmeerijad olid loonud toote Simple Office. Unibranes on nüüd süsteemi ametlik turustaja.
Uued katsumused
Viis päeva kontoris töötamine on nüüd minevik. Paljud ettevõtted on kasutusele võtmas töömudeli hübriidi, kus mõnel päeval peavad töötajad kontoris viibima ning teistel päevadel võivad nad kodus töötada. Aeg-ajalt tekib olukordi, kus töötajatel, kogu meeskonnal või mõnel osakonnal on vaja ilma ekraani vahenduseta silmast-silma suhelda ning mõnikord on vaja klientidega kohtuda.
Mitmed uuringud kinnitavad, et nii mõnedki töötajad ei soovi enam kogu nädala jooksul kontoris viibida. Paljudes valdkondades, eriti kvalifitseeritud töötajate puudust arvesse võttes, on tööprotsessi korraldamise mugavus spetsialistide värbamisel konkurentsieeliseks. Tööandjad peavad nüüd täitma keerulist ülesannet, milleks on rahuldada oma töötajate vajadusi ja ootusi ning säilitada samal ajal ettevõtte tõhusus.
Ettevõtted mõistavad, et ruumide hoidmine 100 töötajale, kui tegelikult viibib kontoris korraga vaid 30-50 inimest, on mõtetu raiskamine. Sellises olukorras on ilmselget õige valik kontoripinna vähendamine, kuid see tekitab uusi organisatsioonilisi probleeme seoses kontoripinna kasutamise ja töötajate vahelise suhtlusega.
Kuidas korraldada tõhusalt meeskonnatöö projektides? Kuidas ma saan kontrollida korraga kontoris olevate töötajate arvu? Kuidas vältida järjekordi koosolekuruumides või üldkasutatavates ruumides, näiteks sööklas? Tegelikus elus peavad juhid tegelema kõigi nende küsimustega kiiresti.
Vajalik on võimalikult suur paindlikkus. Kiired muutused töökorralduses on töötajate jaoks stressi tekitavad, isegi kui nad seda välja ei näita. Seetõttu on oluline luua uusi harjumusi ja näidata, et kõik algatused on mõeldud töötajate tervise, ohutuse ja mugavuse säilitamiseks.
Siinkohal tulevadki appi IT-lahendused, mis toimivad tööprotsessi korraldavate kontorihalduritena. Selline tarkvara peab olema võimalikult kasutajasõbralik, sest vastasel juhul võtavad töötajad tarkvara lisakoormusena ega hakka seda kasutama.
Ülalnimetatud kaasaegne lahendus oli olemas juba enne pandeemiat, kuid inimesi tõmbas ikka kontorisse. Nüüd tundub kontoris viibimine ebamugav ja kiiretel päevadel isegi ebaoluline. Dmitrijs Sapa on veendunud, et tema ettevõtte uus toode Simple Office vastab kõigile kaasaegsetele nõuetele.
Kuidas süsteem tegelikkuses töötab?
„Simple Office on ainulaadne süsteem, millel puudub analoog. Turul on sarnaseid süsteeme, mis pakuvad vaid mõnda Simple Office'i funktsiooni. Teised süsteemid on loodud ainult koosolekuruumide broneerimiseks. Meie toode on mõeldud nii töökohtade broneerimiseks ja kogu tööprotsessi korraldamiseks,“ märgib Dmitrijs. Süsteemi saab paigaldada ühe päeva jooksul ja see koosneb mitmest komponendist. Tegemist on igal töötajal oleva mobiilirakendusega, kuid süsteemi haldab büroojuhataja.
Idee on lihtne: süsteemi laaditakse ruumide plaan, mille Unibranes saab vajadusel ka ise luua. Seejärel märgistatakse kõik töökohad, koosolekuruumid ja olemasolevad seadmed nagu arvuti, telefon, kohvimasin vms. Igal töökohal on oma QR-kood. Töötaja, kes soovib kontoris viibida, saab oma telefonist kontrollida, millised töökohad on hõivatud ja millised vabad, ning kas kontorisse on üldse mõtet minna. Töötaja skaneerib saabumisel sisselogimiseks QR-koodi. Rohkem kui 15-minutilise hilinemise puhul (QR-koodi ei skaneerita ettenähtud aja jooksul) tühistatakse töökoha broneering ja töökoht on taas saadaval.
„Pandeemia ajal vähendasid ettevõtted töökohti ja loobusid osaliselt kontoritest, ehkki töötajate arv jäi samaks. Näiteks on ettevõtteid, mille kontor mahutab kümme inimest, kuid kus on kaks korda rohkem töötajaid. Tänu Simple Office'ile ei ole see probleem, sest kontorisse saabudes saab alati veenduda, et seal on ruumi,“ ütleb Dmitrijs.
Simple Office on rohkemat kui vaid mugav vahend töötajatele. Süsteem on suurepärane abiline ka tööandjale kontoriruumide planeerimisel ja haldamisel. Jälgida saab kontori täituvust, vaadata statistikat töökohtade kasutamise kohta ja teha järeldusi, kas töötajad eelistavad kaugtööd teha või kohapeal viibida. Simple Office'i kaudu saab saata teateid ka kõigile kasutajatele, rühmale või konkreetsele isikule.
Simple Office'i arendajad võivad süsteemi kohandada iga kliendi konkreetsetele vajadustele. Süsteem sobib nii ettevõtetele kui ka jagatud tööruumide omanikele.
Maailm on viimaste aastate jooksul oluliselt muutunud ja ärivaldkond peab sellega kohanema. Nüüd on kasumlikuks jäämiseks vaja teada, kuidas kasutada vahendeid, mis lisaks kulude vähendamisele suurendavad ka töötajate tõhusust. Simple Office just seda teebki!
Tegemist on tasulise sisuga.