Pārmaiņas uzņēmumu grāmatvedības procesā

Vispirms paredzams ievērojams tādu ārpakalpojuma grāmatvežu skaita sarukums, kas būs tiesīgi šo pakalpojumu sniegt. Ciparu izteiksmē tas nozīmē, ka no aptuveni pieciem tūkstošiem pašlaik reģistrēto pakalpojuma sniedzēju visi nepaspēs saņemt licenci; domājams, kopumā tās varētu būt aptuveni divas trešdaļas no šī skaitļa. Process pamatā kavējas divu iemeslu dēļ. Pirmkārt, licences saņemšanai nepieciešams sakārtot noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas un sankciju iekšējās kontroles sistēmu (IKS), kas saistās ar izmaksām un papildu pienākumiem. Otrkārt, paši grāmatveži nav izlēmīgi, kavējas un ņem pauzi, lai apdomātu un izvērtētu, vai vispār licences iegūšana un oficiālā grāmatvedības ārpakalpojuma sniegšana būtu finansiāli izdevīgs darba turpinājums.

Pēc 1. jūlija ārpakalpojuma grāmatvežu pakalpojuma tirgus transformēsies, tātad liels skaits uzņēmumu (pamatā mazu, bet ne tikai) pēkšņi saskarsies ar situāciju, kad līdzšinējais grāmatvedis vairs nevarēs turpināt apkalpošanu iepriekš ierastajā veidā. Te gan jāatminas, ka grāmatvedības kārtošana ir katra uzņēmuma vitālā nepieciešamība, kas jānodrošina par katru cenu. Līdz ar to būs jāizšķiras, ko darīt tālāk.

Kā šī situācija tiks risināta? Viens no iespējamajiem risinājumiem – pieņemt grāmatvedi darbā. Šādā gadījumā licence nav nepieciešama, taču šī izvēle varētu būt krietni dārgāka, nekā maksāt par attiecīgo pakalpojumu ārpakalpojuma sniedzējam. Ne katram uzņēmumam ir tāds darba apjoms, kas pilnībā noslogos grāmatvedi, turklāt vairāki grāmatveži ikdienā jau apkalpo 20, 30 un pat 50 klientu vienlaikus, un darba līgumu slēgšana visos šajos desmitos uzņēmumos radīs ne tikai papildus algotā darbinieka nodokļa izmaksas, bet arī var izraisīt papildu pārbaudes riskus.

Otrs risinājums ir vērsties pie licencēta grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja. Arī šis pakalpojums nākotnē  varētu vēl sadārdzināties, jo pakalpojuma sniedzēju skaits samazināsies un tirgū paliks izturīgākie spēlētāji. Tie cita starpā būs ieguldījuši IKS izveidē un vēlēsies atpelnīt savas ar tiešu pakalpojumu sniegšanu nesaistītās izmaksas, kā arī pārnest visus savus izdevumus saistībā ar IKS uzturēšanu. Šī tendence jau tagad ir plaši novērojama ārpakalpojuma grāmatvežu vidū, kad klientiem tiek piemērota papildu maksa par sadarbības uzsākšanu.

Vai kārtot grāmatvedību pašam? Likums paredz iespēju, ka uzņēmuma valdes loceklis, kas vienlaikus ir arī tā dalībnieks, var kārtot grāmatvedību pats. Šāda izvēle ir apsveicama, lai mazā uzņēmumā optimizētu iekšējās izmaksas, tomēr arī jāapzinās riski, kas saistīti ar šādu risinājumu.

Pirmais ir paša uzņēmuma darbības apjoms. Jāņem vērā, ka šis atvieglojums pēc būtības vairāk domāts iesācējiem biznesa pasaulē, proti, uzņēmuma darbības sākumposmā, kamēr tā darbības apjoms ir visai ierobežots, vai arī gadījumos, kad uzņēmuma darbības veida un specifikas dēļ atsevišķa grāmatveža piesaiste tiešām nav nepieciešama. Tomēr pieredze rāda, ka uzņēmēji turpina šo iespēju izmantot arī tad, kad bizness jau ir ievērojami izaudzis un grāmatveža padoms kļūst par ikdienas iztrūkumu.

Otrs ir zināšanas un pieredze, kas var būt nepietiekama, lai šī persona varētu kārtot grāmatvedību pati un izpildīt attiecīgās normatīvo aktu prasības. Piemēram, paskatoties uz ārpakalpojuma grāmatveža licences izsniegšanas nosacījumiem, tur redzam gan izglītību, gan pieredzi. Grāmatvedim tiek izvirzītas arī kvalifikācijas prasības. Un būtu loģiski secināt, ka tā paša darba veikšanai arī valdes loceklim būs nepieciešamas visas tās pašas zināšanas un iemaņas, jo grāmatvedība jebkurā gadījumā jākārto atbilstoši noteiktām prasībām. Nekompetence un kļūdas nav attaisnojamas, un kontrolējošās iestādes to jau tagad laiku pa laikam pārbauda vizītēs pie valdes locekļiem.

Trešais aspekts nav mazāk svarīgs, jo uzņēmumiem jāizmanto grāmatvedības datorprogramma un pārbaudes laikā jāspēj pierādīt, ka tās licence tiek iegādāta, kā arī grāmatojumi tiek veikti pastāvīgi un, kas galvenais, to dara pats valdes loceklis. Savukārt efektīvi rīkoties ar vietējām grāmatvedības datorprogrammām, kādas pašlaik pieejamas Latvijas tirgū, pēc manas pieredzes, varētu tikai zinošs un dzīves pieredzes apmācīts grāmatvedis. Turklāt cenas grāmatvedības datorprogrammu licencēm pieaug no gada uz gadu, un maziem uzņēmumiem pašlaik lielākoties ir izdevīgi strādāt ar ārpakalpojumu grāmatvedi, kas savā datorprogrammā kārto grāmatvedību vienlaikus vairākiem uzņēmumiem un arī maksu par datorprogrammu sadala uz vairākiem saviem klientiem.

Pieņemu, ka šos kvalifikācijas un risku apsvērumus saprot arī uzņēmumu vadītāji jeb tie valdes locekļi, kas kārto grāmatvedību paši.

Kā labāk iziet no situācijas? Šis jautājums paliek atvērts. Skaidrs, ka arī pašreizējā situācijā mazie uzņēmēji vai nu pārskatīs savu darbu, vai nu pielāgosies – algos licencētus ārpakalpojuma sniedzējus vai pieņems darbā grāmatvedi. Abos gadījumos tas maza uzņēmējam būs būtisks izmaksu pieaugums grāmatvedības izmaksu pozīcijā.

Iespējams, viens no risinājumiem ir pašu uzņēmumu vadītāju kvalifikācijas celšana vai tādu grāmatvedības datorprogrammu izmantošana, kas ir vienkāršas un saprotamas ikdienas pielietojumā. Palīgā noteikti nāk tehnoloģijas un rīki, kas atvieglo šo administratīvo slogu un ļauj organizēt ikdienas procesus daudz vienkāršāk.