Vai Latvijas uzņēmumi un iestādes ir gatavi e-rēķiniem?

Produktivitātes paaugstināšanas iespējas ir patiešām plašas, turklāt tirgū nemitīgi nonāk aizvien jauni risinājumi, tādēļ tos visus ir grūti apzināt un aptvert, nemaz nerunājot par ieviešanu organizācijas darbā. Diemžēl uz šī bagātīgā jaunievedumu fona dažas senākas, taču ne mazāk noderīgas lietas tiek piemirstas. Viena no tām ir e-rēķini.

Šā gada 24. maijā Finanšu ministrija (FM) iesniedza publiskai apspriešanai Grāmatvedības likuma grozījumu projektu, kas nosaka, ka drīzumā rēķini būs jānoformē kā strukturēts elektroniskais dokuments. Paredzēts, ka jau ar 2025. gada 1. janvāri Latvijas uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus budžeta iestādēm, tie būs jānoformē kā strukturētie elektroniskie rēķini. Pārējiem uzņēmumiem izmaiņas e-rēķinu prasībās tiks piemērotas no 2026. gada.

Lai arī varētu šķist, ka šīs izmaiņas skars tikai lielos komersantus, kuri piedalās valsts vai pašvaldību iepirkumos, realitātē tās aptvers krietni plašāku uzņēmēju loku. E-rēķinus būs jāspēj izrakstīt tirgotājiem, kuri atvedīs uz bērnudārzu Ziemassvētku eglīti vai piegādās dārzeņus skolai. Tie būs obligāti ikvienam ārpakalpojuma sniedzējam, kura pakalpojumi tiek apmaksāti no valsts vai pašvaldības budžeta. Tātad arī reklāmas aģentūrām, telpu uzkopšanas dienestiem, ceļu remontētājiem, mauriņa pļāvējiem, sniega šķūrētājiem vai biroja tehnikas piegādātājiem. Pat kūku cepēji un dekorētāji drīkstēs apkalpot pilsētas svētku rīkotājus vien tad, ja spēs izrakstīt e-rēķinu.

Publiskajā telpā par šo tēmu tiek runāts salīdzinoši maz, un e-rēķinu ieviešana acīmredzot šobrīd netiek uzskatīta par nopietnu problēmu. Taču pēc četriem mēnešiem likuma grozījumi varētu sagādāt negulētas naktis ne vienam vien nevērīgākam uzņēmējam. Šādas bažas stiprina vairāku mūsu pašu veikto aptauju un arī globālo ziņojumu rezultāti.

Pavasarī Jumis Pro veiktā aptaujā noskaidrojām satraucošu faktu – informācijas par e-rēķinu ieviešanu pietrūkst 47,7% respondentu. Un tie ir cilvēki, kuri ikdienā uzņēmumos un iestādēs nodarbojas ar grāmatvedību vai finansēm. Nedaudz agrāk ikgadējā pētījumā «Vadītāja digitālais portrets» atklājās, ka strādāt ar e-rēķiniem prot vien 46% vidējā un augstākā līmeņa vadītāji, kā arī 42% darbinieku. Un jau atkal – šie lielākoties ir cilvēki, kuri ir saistīti ar naudas lietām uzņēmumos un iestādēs. Problēmu saasina arī fakts, ka šobrīd daļa uzņēmumu izmanto grāmatvedības sistēmas, kas nemaz nepiedāvā e-rēķinu nosūtīšanas un apstrādāšanas funkciju.

Globālajā Billentis pētījumā šā gada aprīlī norādīts, ka Latvija kopā ar citām Austrumeiropas valstīm un Spāniju e-rēķinu ieviešanas ziņā patlaban ir Eiropas Savienības trešajā jeb pēdējā ešelonā. Tajā ierindotas valstis, kurās B2B (privātais bizness ar privāto biznesu), B2G (privātais bizness ar valsts pārvaldi) un G2B (valsts pārvalde ar privāto biznesu) segmentos e-rēķinus izmanto mazāk nekā 40% tirgus dalībnieku. Salīdzinājumam, Beļģijā, Francijā, Vācijā, Itālijā un pat Portugālē e-rēķinu aprites īpatsvars ir virs 55%.

Te svarīgi atgādināt, ka e-rēķins nav vienkārši datorā sagatavots un caur elektronisko pastu nosūtīts dokuments. Tas ir dokuments, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst ES standartam LVS EN 16931-1:2017. Vienota standarta izmantošana nozīmē, ka atbilstošas datorsistēmas spēj automātiski nolasīt šo e-rēķinu un sakārtot skaitļus pareizās ailēs grāmatvedības sistēmā. Līdz ar to tiek atvieglots grāmatveža darbs un izskausts pārrakstīšanās kļūdu risks. Taču, lai šo pienākumu uzticētu datoram, nepieciešama atbilstoša grāmatvedības sistēma. Ja tādas uzņēmuma rīcībā šobrīd nav, tad ir pēdējais laiks atrast atbilstošu, jo arī pāriešana no pašreizējās sistēmas uz jauno prasīs laiku, dažkārt tie var būt vairāki mēneši.

Varu nomierināt visus, kuriem e-rēķini izklausās pēc kaut kā sarežģīta vai nevajadzīgas birokrātijas. E-rēķinus ieviesušie uzņēmumi ir apmierināti ar rezultātu, jo rēķinu aprite un līdz ar to arī naudas plūsma ir ātrāka. Turklāt lielāko daļu darba paveic grāmatvedības sistēma, tādēļ darbinieki var veltīt vairāk laika citu uzdevumu veikšanai. Piemēram, Visma grupas uzņēmumi Latvijā jau tagad piedāvā tādus risinājumus kā Horizon un Jumis, kas spēj gan ātri sagatavot un nolasīt e-rēķinus, gan arī izveidot nepieciešamās atskaites, izmantojot automātiski apkopoto informāciju.

Tomēr datorprogrammas nevar ienākt uzņēmuma vai iestādes ikdienā pašas no sevis. Kādai atbildīgai personai ir jāsper pirmais solis un jānoorganizē datorsistēmas ieviešana. Ikdienas lietošana jau būs ieraduma jautājums.