Moderna darba vieta no teorijas līdz praksei

Īstā jautrība, protams, sākas, kad teorija nonāk praktiskā pielietojumā.

Korporatīvie dumpinieki

Septembrī Sorainen birojs rīkoja starptautisku biznesa sarunas formāta pasākumu par to kā veidot modernu darba vidi. Jautājums ir aktuāls gan mums pašiem, gan mūsu klientiem, tādēļ visi kopīgi pulcējāmies uz diskusiju ar Corporate Rebels līdzdibinātāju Pim de Morree. Pim uzsvēra, cik nozīmīga loma sagaida vadītājus pēc-Covid laikā:  “Es aicinu jūs skatīties pāri dalījumam – cik dienu strādāsim no biroja, bet cik – no mājām. Es aicinu atrast veidu, kā katrs komandas dalībnieks var atrast sev piemērotāko modeli. Elastīga pieeja prasa no vadības caurspīdīgu snieguma vērtējuma sistēmu, kur katrs darbinieks ir atbildīgs un spējīgs ietekmēt savu sasniegto rezultātu. Komandai ir brīva izvēle, cik, kad un no kurienes veikt savus pienākumus, ja vien tiek sasniegti izvirzītie mērķi. Dodot brīvību, jādod arī atbildība par savu darbu un tā rezultātu, vai šāda rezultāta trūkumu.”

Elastīgs darba laiks un elastīgs atvaļinājums

Pozitīvi, ka ļoti ātri spējām piemēroties gan attālinātam darba modelim, gan dažādiem hibrīd- un pārejas risinājumiem. Liela nozīmē šī procesa īstenošanā bija tam, ka jau laiku pirms Covid bijām investējuši sistēmās un vadlīnijās, kas ļauj produktīvi strādāt, atrodoties ārpus biroja telpām.

Šovasar izmēģinājām jaunu pieeju darba laika organizēšanai, ieviešot “īsās piektdienas”. Jurista darba specifika nosaka, ka mums jābūt pieejamiem tad, kad esam klientam vajadzīgi. Tas ietver arī vēlus vakarus, nedēļas nogales un cita veida prombūtni. Ilgtermiņā šim veidojas diezgan izteikta garoza – mēs pierodam, ka esam nemitīgi sasniedzami, ka arī mūsu kolēģi vienmēr ir “tiešsaistē”. Arī īsās brīvdienās, arī atvaļinājuma, mācību vai slimošanas laikā. Pastāv kārdinājums īsi iesaistīties un atrisināt kādu jautājumu, bet tas ļoti ievelk. Šovasar “īso piektdienu” svarīga sastāvdaļa bija vienošanās, ka šajā laikā netiek nozīmētas nekādas iekšējās sapulces, kas noteikti palīdzēja vairāk kolēģiem piektdienas pēcpusdienās atvilkt elpu.

Vēl viens jaunievedums, ko šogad izmēģinājām – workation, jeb kopīga biroja darba veikšanu ārpus ierastajām darba vietām birojā vai mājās. Sapulces, īpaši – lielākā grupā, kas notiek tiešsaistes veidā, ir ļoti nogurdinošas. Lai arī cik labi mēs jau esam adaptējušies tām, iespēja sanākt kopā vienā telpā un noturēt visa biroja sapulci klātienē ir teju vai uzskatāma par piedzīvojumu. Trijās dienās, ko kopīgi aizvadījām ārpus Rīgas, tikāmies ēdienreizēs, rīkojām lielas, vidējas sapulces, kā arī vienkārši neformālākā gaisotnē tikāmies un komunicējām ar saviem kolēģiem.

Vasaras beigās sarīkojām arī biroja klātienes pasākumu - ikgadējo Sorainen Vasaras Dienu, kurā gan atpūtāmies no darba jautājumiem un kopīgi pavadījām lielisku vakaru. Šādas klātienes aktivitātes ir īpaši svarīgas, domājot par jaunpienācēju iekļaušanos kolektīvā. Ir vērts ieguldīt līdzekļus un arī laiku, kas ir nepieciešams, lai sarīkotu klātienes pasākumu drošā veidā un atbilstoši spēkā esošajiem nosacījumiem mūsu mainīgajā pasaulē.

Atvaļinājuma higiēna ir nopietns izaicinājums, par ko mums jādomā, lai novērstu izdegšanu. Ikvienam vadītājam ir jābūt atbildīgam par to, kā noorganizēt savu atpūtu un savu komandas cilvēku atpūtu, nodrošinot, ka klienti saņem visu nepieciešamo uzmanību. Arī šeit mums palīdz tehniski risinājumi (aizvietošanas veidu izvēlne ar attiecīgiem e-pasta paziņojumiem) un vadlīnijas par darbu un kontaktu deleģēšanu. Aizvietotājam jābūt skaidrībā, kādus jautājumus risināt patstāvīgi, kuros gadījumos iesaistīt citus kolēģus, bet kad vienīgais pareizais risinājums ir sazināties ar prombūtnē esošo kolēģi.

Atgriezeniskā saite un vērtējums

Jurista darbs ir allaž turēt acis plaši atvērtas, lai pamanītu pat vissīkākos trūkumus un nepilnības. Tātad – kas gan būtu vienkāršāk kā sniegt atgriezenisko saiti vienam par otru? Realitātē šī prasme jāizkopj tāpat kā visas citas. Mūsu birojā esam rīkojuši praktiskas apmācības, kur šo prasmi pilnveidojām.

Pim de Morree uzsvēra, ka tā vietā, lai tikai vadība vērtētu darbiniekus, ļoti būtiski ir, ka darbinieki novērtē savus vadītājus, komandas atmosfēru, sadarbību un savu iesaisti sev svarīgu lēmumu pieņemšanā. Mēs jau vairākus gadus veicam darbinieku ikgadēju aptauju un paralēli tai arī regulārus temperatūras mērījumus par to, kā jūtas mūsu cilvēki.

Ikgadējā aptauja pievēršas mūsu komandu iesaistei un līdera vērtējumam. Tās rezultātus katra komanda kopīgi izskata apkopotā veidā un savā starpā vienojas, ko nākamā gadā darīt vairāk vai pārtraukt. Piemēram, ja komandas dalībnieki norāda, ka nepieciešama lielāka vadītāja iesaiste, komanda vienojas palielināt sapulču skaitu un ierosina regulāras tikšanās starp vadītāju un katru komandas dalībnieku.

Kopš pandēmijas sākuma esam veikuši jau 3 “pulsa” mērījumus visos birojos. Pretēji ikgadējai padziļinātai aptaujai, pulsa mērījumi ir īsa anketa, kas palīdz uztvert darbinieku vispārējās sajūtas, strādājot neierastos apstākļos. Uz šādā veidā ievāktiem datiem ir iespējams operatīvi reaģēt. Piemēram, apkopojot ierosinājumus, kā uzlabot darba vidi “mājas birojos”, tika pieņemts lēmums piešķirt vienreizēju kompensāciju papildu aprīkojumam – ērtākām ergonomiskām mēbelēm un tamlīdzīgi.

Nozīme un jēga

Itin bieži tiek pieminēts, ka jaunās paaudzes darbiniekiem un arī uzņēmējiem svarīgāk par algas apmēru un uzņēmuma finanšu rādītājiem ir tas, cik nozīmīga sabiedrībai ir šī uzņēmuma radītā vērtība, kādam mērķim uzņēmums seko un, cik labi tas atbilst katra indivīda vērtībām un mērķiem.

Tajā pašā laikā, neviens nenoliedz naudas nozīmi – tā ir ļoti svarīgs līdzeklis, lai organizācija varētu nodrošināt pietiekamu ietekmi sabiedrībā, pieņemt darbā talantīgākos komandas spēlētājus un par tiem pienācīgi rūpēties, kā arī darīt vēl daudz vērtīgu un svarīgu lietu, kas nav bez maksas.

Ko tas praktiski nozīmē mūsu birojam? Piemēram, jau Covid pandēmijas laikā izveidojām un šobrīd aktīvi turpinām Shared Mission programmu, kuras ietvaros ar savām juridiskajām zināšanām un mūsu cilvēku ieguldīto laiku palīdzam inovatīviem un ar veselību saistītiem projektiem.

Organizāciju, kam šogad palīdzam starpā ir NVO, kuras strādā ar bēgļiem un bezpajumtniekiem, nodarbojas ar garīgās veselības un atkritumu samazināšanas jautājumiem, kā arī vairāki veselības jaunuzņēmumi, ieskaitot sabiedrības, kuras izveidojušas tiešsaistes platformas veselības aprūpes darbiniekiem vai piedāvā vēža risku skrīningošanas pakalpojumus.

Hierarhija vs mazās grupas

Citējot Pim de Morree, – progresīvas organizācijas veido struktūru, kas, pretēji tradicionālai vadības piramīdai, pastāv nelielu funkcijās balstītu grupu tīklā. Mazās grupas parasti ir 10-15 cilvēku, tām ir pietiekoša patstāvība un atbildība par rezultātu. Līdz pat tam, ka neveiksmes gadījumā nākas samazināt cilvēku skaitu un izmaksas.

Arī mūsu birojā ir organiski izaugušas vairākas pārrobežu darba grupas, kas apvieno dažādu jomu ekspertus noteikta uzdevuma, projekta vai plašāka mērķa veikšanai. Piemēram, jau minētā Shared Mission programma, korporatīvā sociālā atbildība, iekšējā komunikācija, lielu biroja pasākumu organizēšana – ikgadējās Vasaras Dienas ar 300+ dalībnieku.

Ne vienmēr šādi projekti noris bez aizķeršanās – komunikācijas, lēmumu pieņemšanas, uzskaites principus nākas veidot procesa gaitā. Ar katru reizi mēs kļūstam spējīgāki un pārliecinātāki organizatori.

Es aicinu nebaidīties eksperimentēt, dodot vairāk brīvības un uzticēšanās, kāpjot nost no iestaigātās takas. Ja tas nes taustāmus augļus tik nopietnai organizācijai kā zvērinātu advokātu birojam, arī citiem biznesiem tas noteikti piešķirs svaigu skatu, vairāk iedvesmas un prieka darba procesā.