Attīstība sākas ar biroja mērķi

Biroja trūkums organismā

Domāt, ka darbs no mājām ir moderns un mūsdienām unikāls jēdziens, kas radies tikai pandēmijas ietekmē, ir aplami. Cilvēki jau izsenis ir strādājuši no mājām, un par to liecina pat vēstures avoti – no 5. līdz 15. gadsimtam lielākā daļa “biroja” darbu tika veikti mājās. Veikalu īpašnieki dzīvoja virs saviem veikaliem un nodarbināja tajā dzīvojošos ierēdņus, piemēram, grāmatvežus, lietvežus, uzskaitvežus un citus darbiniekus. Pat ārsti savus pacientus pieņēma mājās.

Un arī darba no mājām priekšrocības un trūkumi toreiz bija tādi paši kā tagad – jā, nebija nepieciešams doties uz darbu, taču, strādājot no mājām, privātuma trūkums pavisam noteikti bija problēma. Tikai 17. gadsimtā advokāti, ierēdņi un citi jauni profesionāļi sāka strādāt no birojiem – šī tendence īpašu popularitāti guva tā laika lielākajās Eiropas pilsētās – Amsterdamā, Londonā un Parīzē. Šis jaunievedums ieviesa striktas kultūras atšķirības starp birojiem, kas paredzēti tikai darbam, un mājām, kas saistītas ar komfortu, privātumu un tuvību.

Tieši laiks pēc pandēmijas ir īstais brīdis, kad varam objektīvi izvērtēt savus birojus ar svaigu skatienu un veidot tādu darba vidi, kas mūs neaizvedīs atpakaļ viduslaikos, bet radīs tādus apstākļus, kas būs atbilstoši un pielāgoti ikvienam darbiniekam.

Birojs seko tev, nevis otrādi

Ne viens vien darba ņēmējs var dalīties ar dažādiem biroju šausmu stāstiem – darba pārrunas labi izremontētās telpās, kas rada ļoti labu priekšstatu par uzņēmumu, kam seko vilšanās pirmajā darba dienā redzot, ka izremontētas ir tikai viesiem un vadībai paredzētās telpas un patiesībā strādāt nāksies nolietotās telpās ar vecām mēbelēm.

Mūsdienās jebkuram darbiniekam ir iespēja skaidri un gaiši noskaidrot un pašam definēt to, kādi būs darba apstākļi jaunajā darba vietā – gan to, kur tā atradīsies, gan to, kāda tā būs. Vai man būs atvēlēta pašam sava telpa vai tikai darba skapītis, kur novietot savas personiskās mantas? Vai darba galdu es varēšu izvēlēties pats vai nāksies iztikt ar kādu no tiem, kas palicis pāri? Vai mans darba krēsls būs sēdošam darbam piemērots vai nāksies cīnīties ar muguras sāpēm? Vai darba devējs nodrošinās aprīkojumu darbam no mājām?

Šī brīža biroju iekārtošanas tendences rāda interesantu ainu – liela daļa biroju savā ziņā tiek veidoti kā bērnudārzi: šajā zonā mēs spēlējamies, te mums ir atpūtas telpa, te – kafijas stūrītis, katram ir savs skapītis, un šeit atrodas galdiņi, kur pazīmēt vai pastrādāt. Lūk, šeit mums ir slidkalniņš un šūpoles, bet te – gultiņas, kur pagulēt diendusu.

Šī tendence skaidri parāda darba devēju centienus gan pielāgoties darba ņēmējiem, gan darīt visu, lai darbinieki, strādājot birojā, spētu justies tikpat komfortabli, kā strādājot no mājām. Jo ne jau visiem darba ņēmējiem mājās ir spēļu istaba, slidkalniņš un šūpoles.

Kāds ir tava biroja mērķis?

Mēģinot rast atbildi uz šo jautājumu, noteikti ir jāsāk ar organizācijas dizaina izstrādāšanu. Kādam nolūkam birojs ir nepieciešams? Kādu jūs vēlaties redzēt savu uzņēmumu pēc funkcijām, organizācijas struktūras un darbinieku plūsmas? Kuri darbinieki savā starpā satiksies un cik bieži? Kādā formā jūs vēlaties, lai darbinieki satiktos – sapulču telpās, atpūtas telpās vai tiešsaistē? Jaunākās biroju tendences rāda, ka birojs ir kā sadarbības aģentūra, pirmssapulču tikšanās vieta un birojs kā uzņēmuma sociālā kapitāla veicināšanas vieta. Arvien izplatītāks ir jēdziens “AGILE” biroji, ko varam dēvēt par “rīcības birojiem”. Pirms ķerties pie telpu dizaina, organizācijas dizaina izstrādē vispirms nepieciešams atbildēt uz diezgan garu virkni jautājumu.

Ir ļoti svarīgi ņemt vērā darbinieku pieredzi un gaidas. Pielāgošanās ir atslēgas vārds. Vai jūs esat pētījuši, kur dzīvo jūsu darbinieki? Cik tālu no biroja viņi atrodas? Ja birojs atrodas Rīgā, bet darbinieks dzīvo Dobelē, ir jāsaprot, ka diez vai darbinieks katru dienu brauks uz biroju. Tāpat, veidojot organizācijas dizainu, ir jāņem vērā autostāvvietas iespējas jūsu darbiniekiem. Ja jūsu darbiniekiem ir bērni bērnudārza un sākumskolas vecumā, ir jāsaprot, ka darbiniekam nāksies savas atvases vest uz bērnudārziem, skolām, pulciņiem, treniņiem, u.tml. Ja birojs atrodas pilsētas centrā un tam nav atvēlēta sava autostāvvieta, tad aicinājums darbiniekiem ar maziem bērniem izmantot sabiedrisko transportu īsti nederēs.

Tendence, kurai arvien vairāk darba devēju ir spiesti pievērst pastiprinātu uzmanību, ir tā saucamie digitālie nomadi – tie ir cilvēki, kuri brīvi ceļo pa pasauli, tajā pašā laikā strādājot attālināti un izmantojot jaunākās tehnoloģijas un internetu. Šādiem cilvēkiem parasti ir minimāls materiālais īpašums un viņi strādā attālināti pagaidu mājokļos, viesnīcās, kafejnīcās, publiskajās bibliotēkās, kopstrādes telpās vai atpūtas transportlīdzekļos, interneta piekļuvei izmantojot WiFi, viedtālruņus vai mobilos piekļuves punktus. 2020. gadā MBO Partners veiktais pētījums atklāja, ka 10,9 miljoni amerikāņu darba ņēmēju sevi raksturo kā digitālos nomadus – par 49% vairāk nekā 2019. gadā. Arvien lielākai strādājošo daļai saprotot, ka šāds darba modelis vispār ir iespējams, tiek veidotas tieši digitālajiem nomadiem paredzētas mājaslapas, kur iespējams atrast dažādas vietas, kur strādāt un dzīvot.

Ja digitālo nomadu skaits uzņēmumā dažādu iemeslu dēļ pieaugs, tad, visticamāk, mainīsies arī jūsu biroja mērķis.

Uzņēmuma kultūra - biroja kodols

Pēc organizācijas dizaina nākamais uzdevums ir noteikt darba vietas kultūru. Katrā uzņēmumā ir savas tradīcijas, savi rakstītie un nerakstītie likumi, un kultūra jebkurā kontekstā ir jākopj un jāveicina, taču svarīgi ir arī tas, kā to darīt. Daudzos uzņēmumos veselas sienas ir atvēlētas diplomiem, kausiem un vimpeļiem, kas no vienas puses ir saprotami, taču ir jāsaprot, ka jaunie darbinieki no šīm sienām diez vai iedvesmosies. Ja darbinieks nav bijis klāt tālajā 2001. gadā, kad uzņēmums ir saņēmis kādu apbalvojumu, tad šī panākumu siena viņam neko nenozīmēs. Labāks risinājums būtu siena, uz kuras ir definēti uzņēmuma mērķi. Ejot garām šādai sienai, katrs darbinieks lieliski apzinās, kāds ir mērķis un kas tieši viņam ir jāizdara, lai to sasniegtu – zināmā mērā tā ir pašsuģestija.

Tāpat daļa no uzņēmuma kultūras ir tiešsaistes sapulces ar zvana dalībnieku aizmiglotajiem foniem. Ja darbinieks piedalās sapulcē no mājām, tad ir saprotams, ja nav vēlmes rādīt savu privāto telpu. Bet ja darbinieks nevēlas rādīt biroju, tad darba devējam noteikti kaut kas būtu jādara lietas labā – šo problēmu varētu atrisināt neliels pārnēsājams uzņēmuma logo vai atbilstoši noformēta darba vieta. Jo galu galā nav nekādu šaubu, ka tiešsaistes sapulces darba ikdienā ir uz palikšanu, un darba vietas kultūru nepieciešams kultivēt arī video zvanu laikā.

Pats svarīgākais ir biroja veidošanai pieiet nopietni, jo no tā ir atkarīgs teju jebkurš uzņēmuma darbības aspekts. Veidojiet tādu biroju, kurā darbinieki vēlēsies asociēt sevi ar jūsu uzņēmumu, kurā lepni nesīs jūsu uzņēmuma vērtības un sapratīs savu vietu uzņēmumā. Un pats galvenais – veidojiet biroju, kurā darbinieki ieradīsies ne tikai lai satiktos ar saviem kolēģiem, bet arī lai veicinātu uzņēmuma izaugsmi.