Biuras išmaniojo telefono atstumu
Pandemija anksčiau ar vėliau pasibaigs, bet požiūris į darbų organizavimą, galimai, pasikeitė visiems laikams. Įmonės suvokia, kad didelių biurų išlaikymas ne visada pasiteisina.
Lankstus darbą nuotoliniu būdu su darbu biure leidžiantis suvienyti darbo laikas dažniausiai yra labiau efektyvus ir siekiant rezultatų, ir taupant lėšas. Kiekviena įmonė dabar ieško savo idealią darbo organizavimo formulę ir čia talkina išmanieji biuro valdytojai. Vienas iš patogiausių yra Simple Office.
Iš asmeninės patirties
„Iki pandemijos mes patys sau ieškojome didesnio biuro ir beveik pradėjome jį remontuoti, bet pasibaigus Covid-19 apribojimams priėjome prie išvados, kad mums nereikia didesnio biuro. Juo labiau, turime būti dėkingi pandemijai, nes dirbant nuotoliniu būdų daugeliui žmonių ir įmonių pasikeitė procesų suvokimas“, pradeda pokalbį su Forbes vienas iš įmonės Unibranes savininkų Dmitrijs Sapa.
Iškilus naujam iššūkiui Dmitrijs, kuris informacinių technologijų srityje dirba jau beveik dvidešimt metų, kartu su partneriu Ivanu Aliošinu, ieškojo visų įmanomų sprendimų. „Prasidėjus pandemijai IT rinka labai pasikeitė – beveik taip pat, kaip dabar klientų reikalavimai“, teigia Dmitrijs. Todėl naujų sprendimų paieška geografine prasme nebuvo ribota. Ir sprendimas buvo rastas Jungtiniuose Arabų Emyratuose, kur programuotojai sukūrė produktą Simple Office. Dabar Unibranes yra oficialus šios sistemos platintojas.
Nauji iššūkiai
Penkios dienos ofise – toks darbo režimas jau lieka praeityje. Daugelis kompanijų pereina prie kombinuoto darbo režimo – kelias dienas darbuotojai turi praleisti biure, kartais gali dirbti iš namų. Periodiškai kyla situacijų, kai darbuotojams – visam kolektyvui arba tik kokiai nors daliai, būtina susėsti kartu, susitikti ne per kompiuterio ekraną, kartais būtina pasikalbėti su klientais.
Daugelio tyrimų patvirtinta, kad ne visi darbuotojai nori grįžti į biurą visai savaitei. Įvairiose srityse, ypatingai atsižvelgiant į kvalifikuotų darbuotojų deficitą, darbo proceso organizavimo patogumas yra itin konkurencingas privalumas, kovojant už specialisto dėmesį. Darbdaviui kyla sunkus uždavinys – patenkinti darbuotojų pageidavimus ir poreikius, išsaugant įmonės darbo efektyvumą. Įmonės supranta, kad išlaikyti patalpas 100 darbuotojui, jeigu realiai biure vienu metu dirba 30-50 žmonių, yra neatleistinas išlaidavimas. Tačiau šioje situacijoje toks akivaizdus sprendimas, kaip sumažinti patalpas, kelia naujų su patalpų naudojimų ir darbuotojų tarpusavio kontaktu susijusių organizacinių užduočių.
Kaip efektyviai organizuoti kolektyvo darbą? Kaip kontroliuoti vienu metu biure esančių darbuotojų skaičių? Kaip pasiekti, kad pasitarimų kabinetuose arba tiesiog bendrojo naudojimo patalpose, pavyzdžiui, valgyklose, nesusidarytų eilės? Taigi vadovai privalo operatyviai spręsti šiuos klausimus.
Būtina veikti maksimaliai lanksčiai. Staigus darbo režimo keitimas – tai didelis stresas darbuotojams, netgi jeigu jie to nerodo. Svarbu formuoti naujus įpročius ir akivaizdžiai pademonstruoti, kad visų iniciatyvų tikslas – išsaugoti darbuotojų sveikatą, užtikrinti saugumo reikalavimus ir komfortą.
Čia pagalbon pasitelkiami IT sprendimai – visą darbo procesą organizuojantys biuru vadybininkai. Tačiau labai svarbu, kad tokia programinė įranga būtų maksimaliai patogi, kitaip darbuotojai į ją žiūrės kaip į papildomą naštą ir nesinaudos ja.
Toks šiuolaikinis problemų sprendimas egzistavo ir iki pandemijos, tačiau visada pririšdavo žmones prie daro stalo. Dabar tai jau atrodo nepatogu, o kartais iš viso nesisieja su aktyviomis dienomis. Dmitrijs Sapa yra įsitikinęs, kad jo kompanijos siūlomas naujas produktas Simple Office atitinka visus šiuo metu keliamus reikalavimus.
Kaip sistema veikia praktiškai?
„Simple Office – tai unikali analogu neturinti sistema. Yra panašių sistemų, kurios atlieka tik dalį Simple Office funkcijų. Kitos sistemos sukurtos tik pasitarimų patalpoms rezervuoti. Mūsų produktas sukurtas ir darbo patalpoms rezervuoti, ir darbo procesui organizuoti bendrai“, pasakoja Dmitrijs. Sistemą galima įdiegti per vieną dieną ir ją sudaro keli komponentai. Tai yra mobilioji programėlė kiekvieno darbuotojo telefone, o sistemą administruoja biuro vadovas.
Esmė paprasta – į sistemą įkraunamas patalpų planas, kurį, jeigu reikia, taip pat gali sukurti Unibranes. Tuomet pažymimos visos darbo vietos, pasitarimų kambariai, taip pat konkrečioje darbo vietoje esanti įranga, pavyzdžiui, kompiuteris, telefonas, kavos aparatas arba bet kas kitas. Kiekviena darbo vieta pažymima QR kodu. Norintis dirbti biure darbuotojas savo telefone mato, kurios darbo vietos bus užimtos, o kurios laisvos, ar iš viso yra prasmė vykti į biurą. Ateidamas jis nuskenuoja QR kodą – registruojasi. Jeigu žmogus vėluoja, pavyzdžiui, daugiau kaip 15 minučių (nenuskenuoja QR kodo nustatytu laiku), jo darbo vietos rezervacija anuliuojama, taigi darbo vieta vėl yra laisva.
„Per pandemiją įmonės sumažino darbo vietų skaičių, iš dalies atsisakė biurų, nors darbuotojų skaičius nepasikeitė, pavyzdžiui, yra kompanijų, turinčių biurą su dešimčia vietų, o darbuotojų skaičius dvigubai didesnis. Su Simple Office pagalba tai nėra problema – visada atvykus į įmonės biurą jūs būsite tikri, kad yra laisvų vietų“, sako Dmitrijs.
Simple Office – tai ne tik patogus įrankis darbuotojams, ši sistema puikus įrankis biuro patalpoms planuoti ir valdyti pačiam darbdaviui. Jis turi galimybę stebėti biuro užpildymą, matyti darbo vietų naudojimo statistiką, daryti išvadas apie darbuotojų pasirinkimą – daugiau dirbti nuotoliniu būdu arba vietoje. Iš Simple Office galima paprastai išsiųsti pranešimą visiems vartotojams, kuriai nors grupei arba konkrečiam žmogui.
Simple Office kūrėjai siūlo pritaikyti sistemą prie kiekvieno užsakovo specifinių poreikių. Sistema tinka ir kompanijoms, ir bendro naudojimo patalpų savininkams.
Per pastaruosius metus pasaulis stipriai pasikeitė ir verslas privalo prisitaikyti. Taiga siekiant išsaugoti pelną būtina mokėti naudotis įrankiais, leidžiančiais ne tik sumažinti išlaidas, bet ir padidinti darbuotojų efektyvumą. Simple Office – šiems tikslams pritaikytas įrankis!
Remiama informacija.