Samazinās izstrādes termiņi - kā to risināt?

Patlaban IT industrijā ir vairāki faktori, kas būtiski ietekmē pasūtītāju noteikto darba uzdevumu izpildes termiņus un izpildītāju kapacitāti tos realizēt. Viens no tiem ir pasūtītāja vēlme bez iepriekšējas saskaņošanas realizēt sadarbības modeli, kurā izstrādātājs papildus saviem tiešajiem pienākumiem pilda arī konsultanta funkciju. Tas izriet no tendencēm darbaspēka tirgū. Pēdējos gados liela daļa augsti kvalificētu speciālistu, atalgojuma un citu motivējošu faktoru vadīti, pārgājuši izstrādātāju pusē, ietekmējot pasūtītāju kapacitāti izanalizēt, novērtēt un izprast viņam nepieciešamos IT produktus un risinājumus.  Šā iemesla dēļ ir gadījumi, kad pasūtītājs sagaida, ka projektu vadītājs no izpildītāju puses ne tikai realizēs izvirzītos uzdevumus, bet arī pildīs biznesa konsultanta funkciju un palīdzēs saprast, kādu uzlabojumu vai produktu pasūtītājam vajadzētu ieviest vai integrēt. Balstoties uz nozarē iestrādātajām sistēmu veidošanas pieejām, izpildītājiem šāda funkcija nebūtu jānodrošina.

Ir arī pasūtītāji, kas seko citai Latvijā un pasaulē izplatītai IT nozares praksei, proti, pirms projekta izstrādes vēršas pēc padoma pie speciāliem nozares konsultantiem. Viņu uzdevums ir palīdzēt pasūtītājam saprast savas iespējas un vajadzības, kā arī izveidot kvalitatīvu un visām iesaistītajām pusēm draudzīgu dokumentu kopumu, kas ļautu pasūtītājam sadarbībā ar izstrādātāju sākt iecerēto plānu realizāciju. Lai gan šāds darba modelis atrisina vienu problēmu, vietā tiek radīta cita. Pašlaik tirgū varam novērot, ka vairāk nekā 80 % gadījumu IT partneriem pirms darbu sākšanas ir jāpārstrādā konsultantu izveidotā dokumentācija. Tas uzliek vēl vienu nastu izpildītāju pleciem, prasa papildu laiku un darbaspēka resursu, kas nav ieplānots sākotnēji izvirzītajā darba izpildes termiņā.

Arī budžeta piešķiršanas mehānismam valsts iestādēs ir sava loma šajā procesā. Daudzi pasūtītāji nav gatavi pagarināt projektu izpildes laiku uz nākamo gadu, jo tas rada risku, ka nākamā gada budžeta izskatīšanā konkrētā segmenta attīstībai tiks piešķirts mazāk līdzekļu, un to neviens nevēlas.

Taču katrai problēmai ir risinājums, un arī šīs nav izņēmums. Piedāvāju vairākus priekšlikumus, kas palīdzētu veicināt abpusēji veiksmīgu sadarbību un jau plānošanas stadijā izvirzīt izpildītājam un pasūtītājam draudzīgus nosacījumus.

Pasūtītāja un izpildītāja cieša sadarbība jau sākumā

Viens no risinājumiem ir mainīt pieeju un jau starta pozīcijā strādāt kopā ar potenciālajiem tirgus dalībniekiem, kopīgi veicot priekšizpēti un definējot visām pusēm skaidri saprotamus un izpildāmus darba uzdevumus. Lai to īstenotu, nepieciešams izveidot motivācijas sistēmu, kas mudinātu IT nozares tirgus pārstāvjus aktīvāk iesaistīties valsts iepirkumu sagatavošanas procesos – veikt iepirkuma novērtējumu un sniegt provizoriskos ieteikumus. Šāda sadarbība ļautu pasūtītājiem izanalizēt iepriekšējos un potenciālos klupšanas akmeņus un padarīt iepirkumu procesu draudzīgāku potenciālajiem izpildītājiem.

Pirmā izskatīšana 5–6 darba dienās

Arī savlaicīga dokumentācijas izstrāde un akceptēšanas procedūra ir viens no risinājumiem, kas ļautu izpildītājam vairāk laika atvēlēt izstrādei. Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju asociācija (LIKTA) izstrādājusi labās prakses vadlīnijas publiskajiem iepirkumiem IT jomā. To mērķis ir uzlabot gan pasūtītāju kompetenci un izpratni par IT iepirkumu specifiku un veicināt labāku rezultātu sasniegšanu, gan palīdzēt konsultantiem, juristiem un citiem speciālistiem iepirkumu dokumentācijas sagatavošanā. LIKTA rekomendē pirmo izskatīšanu veikt ne ilgāk kā piecas līdz sešas darba dienas, ja projekta apjoms nepārsniedz 160 000 eiro. Lai arī, palielinoties projekta apjomam un sarežģītībai, termiņus ir iespējams pagarināt, tomēr pirmajai izskatīšanai nevajadzētu pārsniegt divas nedēļas.

Agile metodes priekšrocības

Papildus jau minētajiem risinājumiem iesaku projektu izpildes procesā izmantot popularitāti ieguvušo Agile metodi. Tā  visa projekta garumā paredz ciešu sadarbību starp pasūtītāju un izpildītāju, abām pusēm aktīvi iesaistoties izstrādes procesā. Šāda projektu vadības metode tiek realizēta pēc sprintu principa, sadalot iepirkumu mazākās daļās, kas ļauj pārliecinošāk un ātrāk iet uz priekšu konkrētā projekta izpildē. Sprintu princips ietver uzdevuma prioritāšu noteikšanu atbilstoši biznesa vajadzībām un tūlītēju padarītā novērtēšana. Agile metode palīdz jau laikus līdz minimumam samazināt ne tikai pārpratumu iespējamību, bet arī budžeta un projekta izpildes laika svārstības. Tomēr, lai veiksmīgi izmantotu šādu projektu izpildes un vadības stilu, pasūtītājam ir jābūt zināšanām gan par projekta tehnisko pusi, gan biznesa procesiem un jāspēj skatīties uz topošo produktu ar lietotāja acīm.

Ārvalstu labās prakses piemēri

Visbeidzot, neraugies uz to, ka IT ir viena no straujāk augošajām nozarēm Latvijā un pēdējo desmit gadu laikā esam piedzīvojuši vērā ņemamu izaugsmi, iesaku lūkoties pēc risinājumiem arī citu valstu pieredzē. Tā vietā, lai izpildītāji un pasūtītāji ieguldītu laiku un spēku, cenšoties uzbūvēt divriteni no jauna, mēs varētu smelties idejas no tādām valstīm kā Vācija, Dānija, Zviedrija un Nīderlande, kas Apvienoto Nāciju Organizācijas paspārnē esošā Starptautiskās telekomunikāciju savienības (International Telecommunication Union) ikgadējā globālajā IKT attīstības indeksā līdz šim bijušas pirmajā piecpadsmitniekā. Izmantojot viņu piemērus un adaptējot tos savām vajadzībām, panākumi ir gandrīz garantēti.

Ir daudz nianšu, kas veido kopumu, ar kuru IT pakalpojumu sniedzējs var spēlēties, lai iekļautos pasūtītāju izvirzītajos termiņos, taču šādā gadījumā abām pusēm bieži vien ir jārēķinās ar kvalitātes zudumu. Lai to nepieļautu, mēs IT sistēmu programmēšanas uzņēmumā Codex, vadoties pēc savas pieredzes, kompetences un pieejamā darbaspēka, esam noteikuši konkrētas robežas, līdz kurām esam gatavi uzņemties risku. Iesaku līdzīgi rīkoties arī citiem tirgus spēlētājiem, tādā veidā skaidri parādot savu nostāju un vēlmi saglabāt kvalitāti par spīti visiem apstākļiem.