E-rēķini: būtisks e-pārvaldes elements

Kopš 18. aprīļa valsts tiešās pārvaldes iestādēm publiskajos iepirkumos jāspēj pieņemt elektroniskos rēķinus – to nosaka Eiropas Savienības (ES) direktīva 2014/55/ES. Uzņēmumu savstarpējās attiecībās pagaidām šādas prasības nav izvirzītas, taču valsts pārvaldes sapurināšanās inovatīvu risinājumu ieviešanai ir lieliska iespēja privātajam sektoram digitalizēt rēķinu plūsmu, tādējādi uzlabojot darba efektivitāti un iegūstot kādu papildu darba stundu lietderīgākiem uzdevumiem.

E-rēķina aktīvāka ieviešana varētu iedvest dzīvību pamirušajā e-pārvaldes lietā. ANO pētījums rāda, ka divu gadu laikā Latvija e-pārvaldes risinājumu attīstībā nokritusi no 45. uz 57. vietu pasaulē un ES dalībvalstu vidū apsteidz vairs tikai Rumāniju. Mums priekšā ir pat bulgāri un grieķi, ko nemēdzam uzskatīt par tehnoloģiju lielvalstīm.

Ar e-rēķinu ieviešanu pagaidām īpaši neveicas, tomēr šeit ir laba starta pozīcija. Ja paraugāmies uz 2017. gada datiem, redam, ka Latvija kopā ar Lietuvu ir starp tām retajām Austrumeiropas valstīm, kurās e-rēķinus lieto vairāk nekā 15 % uzņēmumu. Šajā ziņā esam aptuveni vienā līmenī ar lielāko daļu Rietumeiropas un zaudējam tikai ziemeļvalstīm un Igaunijai, kur ar e-rēķiniem apmainās vairāk nekā 40 % uzņēmumu.

Zīmīgi, ka liels potenciāls ir tieši privātajam sektoram. Pirms 18. aprīļa aptaujājām gandrīz 350 uzņēmumu un noskaidrojām, tikai 21,3 % no tiem jau bija ieviesuši elektronisko rēķinu sistēmu. 7,2 % bija pārliecināti, ka paspēs to izdarīt līdz noteiktajam termiņam, vēl 15 % respondentu apgalvoja, ka paši būtu gatavi sūtīt un saņemt e-rēķinus, taču pavisam atteikties no papīra traucējot kāds sadarbības partneris vai klients.

No atlikušajiem 57 %, kuri joprojām strādā ar tradicionālajām metodēm, lielā mērā atkarīgs, cik ātri izdosies padarīt e-rēķinus par galveno apmaksas datu iesniegšanas formu. Iespējams, liela daļa ar tehnoloģijām nesaistītu uzņēmumu nemaz nezina visas e-rēķinu priekšrocības, tāpēc arī nesteidzas tos ieviest. Taču tādu ir daudz, un tas būtiski palīdz konkurences cīņā.

Viens no svarīgākajiem neapšaubāmi ir finansiālais aspekts. Aprēķini rāda, ka e-rēķinu izsūtīšana samazina tēriņus par 59 %, bet saņemšana un apstrāde – par 64 procentiem. Līdz ar to lielos uzņēmumos un valsts pārvaldē finansiālie ieguvumi būtu mērāmi tūkstošos eiro. Ne mazāk svarīgi, ka e-rēķinus var piegādāt ātrāk, apstrādāt automātiski, turklāt nepastāv risks kļūdīties, ar roku pārrakstot skaitļus. E-rēķinu sistēma izskauž krāpšanas risku. Ja tradicionālā veidā strādājošos uzņēmumos atbildīgajiem darbiniekiem jāapstiprina, ka viņi tiešām sadarbojas ar rēķina iesniedzēju un izrakstītā summa ir adekvāta, tad elektroniskā sistēma automātiski nolasa datus no biznesa vadības programmas un konstatē, vai sadarbība ir notikusi. Darbiniekiem nav jātērē laiks, lai pārliecinātos, vai rēķins ir nonācis līdz adresātam, un apmaksas brīdī sistēma iegrāmato no bankas saņemtos datus. Līdz ar to nemaksātāji un kavētāji ir redzami uzreiz.

Nedrīkst aizmirst arī to, ka no septembra visi norēķini starp uzņēmumiem drīkstēs notikt tikai elektroniski. Ja treiz nauda ceļo digitāli, kāpēc lai to nedarītu arī rēķini?

Pāreja uz e-rēķiniem ES digitālajā vienotajā tirgū ir neizbēgama un kādā brīdī tiks noteikta ar likumu. Spānija jau 2015. gadā kļuva par pirmo ES dalībvalsti, kurā visa rēķinu apmaiņa starp valsti un produktu vai pakalpojumu piegādātājiem notiek elektroniski. Tagad tur ik mēnesi tiek apstrādāti 900 tūkstoši e-rēķinu, un spāņi strādā, lai šo praksi pārnestu uz privāto sektoru. Itālijā no šā gada e-rēķinu aprite ir obligāta visiem PVN maksātājiem, un no nākamā gada Vidusjūras kaimiņiem plāno pievienoties arī Grieķija. Nav noslēpums, ka tas tiek darīts, lai mazinātu iespējas izvairīties no nodokļu nomaksas un piebremzētu Eiropā tik aktuālos PVN karuseļus. Itālijas varas iestādes neslēpj, ka no e-rēķiniem sagaida ekonomikas pelēkās zonas samazināšanu. Gan sīktirgotāju sarunāšanas prakse, gan lielāku uzņēmu shēmas nodokļu apiešanai ilgstoši neļauj šai Apenīnu pussalas valstij attīstīties tādā tempā, kā tā patiesībā varētu. Domāju, arī Latvijas valsts un sabiedrība tikai iegūtu no caurskatāmākas rēķinu iesniegšanas sistēmas.

Patlaban ir īstais laiks uzņēmējiem sākt iepazīt pieejamos e-rēķinu risinājumus. Tas ne vien ļaus bez steigas izvēlēties rēķinu izsūtīšanas programmas, apgūt to iespējas un apmācīt lietošanā grāmatvežus un citus iesaistītos darbiniekus, bet arī ietaupīt naudu un laiku, tādējādi sniedzot uzņēmumam priekšrocības konkurences cīņā.