Офис на расстоянии клика в смартфоне
Пандемия рано или поздно минует, но отношение к организации работы, вероятно, изменилось уже навсегда. Компании осознают, что содержание большого офиса не всегда оправдано.
Гибкий график, позволяющий совмещать «удаленку» и присутственные дни, часто эффективнее и с точки зрения результатов работы, и с точки зрения экономии затрат. Каждое предприятие сейчас выводит свою формулу идеальной организации работы. И здесь на помощь приходят IT-продукты — умные «офисные менеджеры». Один из самых удобных - Simple Office.
На собственном опыте
"До пандемии мы сами подыскали себе офис побольше, и уже чуть ли не начали делать ремонт. А дождавшись окончания “ковидных" ограничений, пришли к выводу: при гибком подходе нам не потребуется офис большего размера. Мы должны быть благодарны «удаленке» за то, что у большого количества людей и компаний поменялось понимание процессов," – начал разговор с Forbes совладелец компании Unibranes Дмитрий Сапа.
Столкнувшись с новым вызовом, Дмитрий, работающий уже почти двадцать лет в сфере информационных технологий (IT), вместе с партнёром Иваном Алёшиным, начал искать возможные решения.
"Когда началась пандемия, рынок IT сильно изменился, также как и изменились пожелания, требования клиентов”, – подчеркивает Дмитрий. Поэтому география поисков новых возможностей была максимально широкой. Решение нашлось в Объединённых Арабских Эмиратах, где программисты создали продукт Simple Office. Теперь компания Unibranes – официальный распространитель этой системы в Европе.
Новые вызовы
Пять присутственных офисных дней — такой рабочий график уходит в прошлое. Многие компании переходят на комбинированный режим работы: в какие-то дни сотрудники нужны в офисе, в какие-то могут работать из дома.
Периодически возникают ситуации, когда нужно обсудить проект «лицом к лицу» без посредничества дисплея внутри коллектива или подразделения. Иногда необходимо провести встречу с клиентами с глазу на глаз.
В то же время множество исследований подтверждают: не все сотрудники хотят возвращаться в офисы на всю неделю. Во многих сферах — с учетом нарастающего дефицита квалифицированных сотрудников — удобство организации рабочего процесса становится и конкурентным преимуществом в борьбе за квалифицированные кадры. Перед работодателем стоит не простая задача: удовлетворить нужды и пожелания сотрудников, сохраняя эффективность работы предприятия.
Одновременно компании понимают: содержать помещения на 100 сотрудников, если реально одновременно присутствуют от 30 до 50— роскошь непозволительная. Но абсолютно оправданный в такой ситуации выбор в пользу компактного офиса ставит перед работодателями много новых организационных задач, связанных с использованием помещений и взаимодействием сотрудников.
Как эффективно организовать коллективную работу над проектами? Как контролировать число одновременно находящихся в офисе сотрудников? Как не создавать очереди к местам общего пользования или переговорным комнатам? На практике руководителям приходится оперативно решать все эти вопросы.
Действовать приходится максимально гибко. Резкое изменение формата работы — сильный стресс для сотрудников, даже если они это не показывают. Важно формировать новые привычки и показывать наглядно, что все инициативы направлены на сохранение здоровья и обеспечение безопасности, комфорта сотрудников.
Тут на помощь приходят IT-продукты - «офисные менеджеры», которые организуют весь процесс работы. Но очень важно, чтобы такой программный продукт был максимально удобен – иначе сотрудники воспримут его как дополнительное усложнение и не станут им пользоваться.
Решения этих современных проблем, конечно, существовали и до пандемии, но как правило, они привязывали людей к рабочим местам. В наше время это кажется не удобным, а иногда вообще несовместимым с активными буднями. Дмитрий Сапа уверен, что его компания предлагает новый продукт, соответствующий всем современным требованиям – Simple Office.
Как система работает на практике?
"Simple Office — уникальная система, аналогов нет. Есть похожие системы, которые выполняют только часть функций Simple Office, другие в свою очередь созданы только для резервации переговорных комнат. Наша система создана как для резервации рабочего пространства, так и для организации рабочего процесса в целом," говорит Дмитрий. Систему можно внедрить в течение дня, и она состоит из нескольких компонентов: это мобильное приложение в телефоне каждого сотрудника, а администрацией системы занимается офис-менеджер.
Суть проста: в систему загружается план помещений, который при необходимости Unibranes может и создать. Отмечаются все рабочие места, комнаты для встреч, а также оборудование, которое доступно на конкретном месте, например, компьютер, телефон, кофейный аппарат или любой другой гаджет. Каждое рабочее место обозначивается QR кодом. Сотрудник, который хочет поработать из офиса, в своём смартфоне видит, какие места будут заняты или свободны в нужное ему время, и есть ли вообще смысл ехать в офис. Также система предложит пользователю варианты, указав, где есть какая техника, и сотрудник сможет выбрать рабочее место, которое ему больше подходит. Придя в офис, сотрудник сканирует QR код и таким образом отмечается. Если человек опаздывает, к примеру, более чем на 15 минут (т.е, не сканирует QR-код в заявленное время), то его резервация аннулируется и рабочее место опять доступно.
"Во время пандемии компании сократили количество рабочих мест, частично отказались от офисов, хотя количество сотрудников осталось неизменным. Например, есть компании, где офис на 150 мест, а количество сотрудников - вдвое больше. Благодаря Simple Office – это не проблема: всегда, прибыв в офис такой компании, вы убедитесь, что есть свободные рабочие места" говорит Дмитрий.
Simple Office — это не только удобный инструмент для сотрудников. Система - прекрасная инструмент планирования и управления офисным пространством для работодателя. Работодатель имеет возможность мониторить загруженность помещений, видеть статистику по использованию рабочих мест и переговорных сотрудниками, а так же соотношение сотрудников работающих в офисе к удалённым сотрудникам. Так же из Simple Office можно просто отправить уведомление на телефон пользователя или группе — рассказывает Дмитрий.
Разработчики Simple Оffice предлагают приспособить систему к специфическим нуждам каждого заказчика. Система подходит как компаниям и структурам, которые работают с наёмными сотрудниками, так и система Simple Office адаптирована к нуждам владельцев коворкинга.
Современный мир значительно изменился в последние года. Бизнес вынужден подстраиваться и становиться гибким. Теперь, чтобы бизнес остался прибыльным, нужно уметь применять инструменты, которые позволяют не только минимизировать затраты, но и повышать эффективность работников. Приложение Simple Office является именно таким инструментом.
Это оплаченная публикация.