Viedie biroji kā dzīves realitāte
Sadarbības projekts
Forbes Latvija
Tehnoloģiskā nodrošinājuma meklējumi nereti ir ārpus uzņēmuma pamatdarbības kompetencēm, tieši tāpēc arvien vairāk uzņēmumu meklē uzticamus sadarbības partnerus, kuru spēkos ir profesionāla pieeja šo jautājumu risināšanā. Tieši šāda ir arī Mūkusalas Biznesa Centra pieeja, tehnoloģiju jautājumos sadarbojoties ar vienu no vadošajām IT tehnoloģiju firmām Latvijā – Capital.
Capital Mūkusalas Biznesa Centram sniedz gan IT atbalstu, gan rūpējas par tehnoloģisko nodrošinājumu un drošības sistēmām. “Produktivitāte ir ārkārtīgi svarīga – mēs katrs esam sava biznesa pārstāvis. Mēs nodarbojamies ar biroju iznomāšanu – radām apstākļus, lai citi uzņēmumi varētu pilnvērtīgi izmantot savus birojus un veikt savu pamatdarbību. Mēs koncentrējamies uz to, kā labāk attīstīt savu biznesu, tāpēc ir svarīgi, ka Capital mūs nevis vienkārši apkalpo, bet nāk ar savām idejām par to, ko vēl varētu uzlabot. Bieži vien mēs paši to nemaz nezinām, jo neesam tik pietuvināti šādai informācijai,” par sadarbību stāsta Mūkusalas Biznesa Centra valdes priekšsēdētāja Iveta Bahmane.
Pēdējo gadu laikā arvien izplatītāks ir termins SMART workspace jeb viedā darbavieta, kas, kā stāsta Capital valdes loceklis Aigars Bērziņš, pēc būtības nozīmē darbinieku spēju plānot savu laiku, taču ne tikai. “Hibrīdmodelis pēdējo gadu laikā ir normalizēts – darba devējiem ir jānodrošina risinājumi tam, kā radīt attiecīgus apstākļus darbinieku produktīvam darbam ne tikai birojā, bet arī mājās,” viņš saka. Teju ikvienā uzņēmumā vismaz daļa darbinieku strādā tā sauktajā hibrīdmodelī – darbs tiek veikts gan birojā, gan attālināti, tāpēc jebkura uzņēmuma ikdienas darbā ienāk arvien vairāk tehnoloģiju. Nostabilizējoties jauniem darba modeļiem, portatīvie datori, kameras un katram konkrētajam darbiniekam piemērotākās darba mēbeles vairs nav greznība – tie ir neaizvietojami darba instrumenti.
Kā stāsta Capital valdes loceklis, nav konkrēta komplekta, kas ietilptu viedās darbavietas modelī, taču tendence ir nodrošināt tehniku, kas sniedz darbiniekiem mobilitātes iespējas. Tas nozīmē, ka pat tad, ja darbinieks ir samērā stacionārs un vienmēr izmanto vienu un to pašu darba vietu, mūsdienu standarts ir nodrošināt tieši portatīvo datoru, tādējādi dodot iespēju strādāt jebkur. Taču šai tendencei seko darba devēju neparedzēta blakne – WiFi interneta ātruma kapacitāte birojā šādos apstākļos mēdz būt nepietiekama, tāpēc nepieciešama profesionāļu palīdzība. “Tāpat kā brīžos, kad pilsētā ierodas daudz automašīnu, arī biroju infrastruktūra saskaras ar sastrēgumiem, līdz ar to cieš produktivitāte. Es paredzu, ka nākotnē uzņēmējiem nāksies pārskatīt savas investīcijas, lai šos jautājumus sakārtotu,” saka Aigars Bērziņš.
Viena no viedās darbavietas iezīmēm ir arī dokumentu aprites samazināšana. “Digitalizācija ir ārkārtīgi svarīga. Ja pirms dažiem gadiem viss vēl bija pieejams papīra formātā, tad tagad viss ir pieejams digitāli,” stāsta Iveta Bahmane. “Šie procesi ir jāveicina ne tikai no ilgtspējas viedokļa – tā ir arī iespēja saīsināt komunikācijas ceļu un krietni ietaupīt laiku.” Pametot novārtā digitalizācijas procesus, tiešā veidā cieš ne tikai uzņēmuma produktivitāte – tas ir arī valsts konkurētspējas jautājums. “Jo mazāk mēs tērēsim resursus dažādu lietu atražošanai un procesu uzturēšanai, rēķinu veidošanai un vadāšanai, jo lielāku pievienoto vērtību mēs spēsim nodrošināt,” ir pārliecināts Aigars Bērziņš. “Ja uzņēmums nodarbina cilvēkus, kuru vienīgais darbs ir dokumentu pārvadāšana no punkta A uz punktu B, tas nozīmē, ka tie ir no tautsaimniecības izrauti cilvēki, kuri patiesībā nerada nekādu pievienoto vērtību, kā rezultātā mūsu valsts nekļūst pārticīgāka. Digitālo procesu ieviešana valstij ir ļoti svarīgs attīstības aspekts. Citiem vārdiem sakot, viedā darbavieta nav kaut kas sevišķs un neiedomājams – tā ir dzīves realitāte.”
Tehnoloģiskā attīstība un izmaiņas biroju darba modelī ir ievērojami mainījuši arī varas sadalījumu starp darba devēju un ņēmēju. Līdz šim darba devēji bija tie, kas izvirzīja konkrētus noteikumus, ieskaitot arī to, kāds būs darbinieka tehnoloģiskais nodrošinājums, bet pandēmija darba ņēmējiem ir sniegusi negaidītu spēju izvirzīt savus noteikumus. “Tas ir stāsts par pielāgošanos. Tagad tieši darba ņēmējs var noteikt, kādas biroja mēbeles ir piemērotas tieši viņam un kāda kamera viņam ir nepieciešama, lai efektīvi varētu piedalīties video sapulcēs,” stāsta Mūkusalas Biznesa Centra valdes priekšsēdētāja Iveta Bahmane. “Darba devēju atbildība ir ļoti svarīga – ir jādomā līdzi par to, kam birojs vispār paredzēts. Arī no kamaniņu braucējiem neviens nevarētu gaidīt medaļas, ja būtu iegādātas pašas lētākās kamaniņas, un tieši tas pats attiecas uz birojiem – mēs nevaram akli iegādāties visu aprīkojumu par akcijas cenām. Ir jāsaprot, kā pielāgoties darbinieku vajadzībām.”
Novērtējot darba tirgus realitāti un to, ka uzņēmumi cīnās par kvalificētiem darbiniekiem, jebkuram darba devējam ir svarīgi, lai darbinieks spētu efektīvi sākt darbu pēc iespējas ātrāk. “Mērķis ir izmantot konkrētā darbinieka prasmes, nevis pieņemt darbā un mēģināt pāraudzināt, pieradināt pie jaunas kārtības. Pat tad, ja darbinieks nepiedalās tiešsaistes zvanos bieži, ja viņam ir svarīgi tas, kā viņš izskatās, cik labi viņu redz un dzird, kā rezultātā viņš spētu labāk strādāt. Un labākas kameras pirkums noteikti atsver to ieguvumu, ko labsajūtā iegūst darbinieks,” uzskata Aigars Bērziņš. Pēc viņa teiktā, darba devēja uzdevums ir noņemt darbiniekam jebkādus blokus, kas varētu būt uzskatāms par traucēkli efektīvam darbam.
Sadarbības partneris, kas spēj palīdzēt ar jebkādiem tehniska rakstura jautājumiem, bieži vien var būt nepieciešams pavisam vienkārša un patiesībā paredzama iemesla dēļ – darbinieku tehnoloģiju pratība ne vienmēr ir augstā līmenī. Pavisam noteikti par labu nāk prakse – ar jaunievedumiem, ar kuriem saskaramies ikdienā, problēmas rodas arvien retāk un retāk. Visuzskatāmākais piemērs ir video konferences, kas pirms pandēmijas lielākoties tika izmantotas tikai saziņai ar ārvalstu partneriem vai klientiem, taču, šiem rīkiem kļūstot par neatņemamu ikdienas sastāvdaļu, palīdzība ar video zvaniem tagad ir nepieciešama vien retajam.
“Vislielākās problēmas pandēmijas laikā bija mazajiem un vidēji lielajiem uzņēmumiem, kur štatā nebija atsevišķa tehniskā atbalsta cilvēka – visi paļāvās uz kādu no kolēģiem, kurš prata paveikt to, kas konkrētajā brīdī bija nepieciešams. Taču, sākoties pandēmijai, šis mehānisms pilnībā izjuka, jo darbs tika veikts attālināti un iespēja palūgt kolēģim palīdzību vairs nebija pieejama,” stāsta Capital valdes loceklis. “Liela problēma tehnoloģiju pratībā ir drošības jautājumi – nepietiekami lietpratīgi lietotāji uzņēmējiem var izmaksāt dārgi.”
Iveta Bahmane papildina: “Prasmes ik pa laikam ir nepieciešams uzlabot, taču konkrēta risinājuma tam, kā apmācīt darbiniekus, nav. Protams, kursi vienmēr ir risinājums, taču to ir tik daudz un specifikācija tik sadrumstalota, ka izvēlēties pareizo var tikai tad, ja kāds iesaka to, kas konkrēti nepieciešams. Protams, ka jaunākās paaudzes jau piedzimst ar ierīcēm rokās, taču vecākiem cilvēkiem pārmērīgas digitalizācijas rezultātā var rasties problēmas pat ar elementārām dzīves funkcijām, piemēram, rēķinu apmaksu. Arī tas noteikti ir jāņem vērā, jo mēs nedrīkstam ignorēt nevienu sabiedrības daļu.”
Pandēmijas sākumā bieži vien dzirdētās prognozes par biroju gaidāmo izzušanu un to nelietderību mūsdienu dinamikas kontekstā ir izrādījušās maldīgas, jo ir viens aspekts, ko ar tehnoloģijām aizstāt ir grūti, – tā ir kopienas veidošana un piederības izjūtas veicināšana. Kā stāsta Mūkusalas Biznesa Centra valdes priekšsēdētāja, uzņēmumi arvien vairāk aktivizējas, lai pēc iespējas vairāk aicinātu savus darbiniekus atgriezties birojā. “Pieejas ir ļoti dažādas, bet mēs redzam, ka darbinieki nereti patiešām vēlas strādāt birojā. Attālinātais darbs ir brīdis, kad darbinieks var paraudzīties uz sevi un savu darbu no malas, lai pēc tam ar patiesu vēlmi atgrieztos uzņēmuma iekšējā vidē. Pēc būtības mēs kā telpu iznomātājs esam kā tilts, kas veicina darbinieku labbūtību, jo tas, ko mēs varam darīt kopienas stiprināšanai, ir radīt koplietošanas telpas, sapulču zonas, atpūtas zonas un sniegt arvien vairāk pakalpojumu, kas padara darbu ērtāku,” viņa saka.
Mūkusalas Biznesa Centra valdes priekšsēdētāja Iveta Bahmane
“Ja darbs ir tikai un vienīgi attālināts, ir ļoti lielas grūtības nodot darbiniekiem uzņēmuma vērtības. Tas, kā integrēt jaunos darbiniekus un izveidot piederības izjūtu, ir pārbaudījums. Galu galā darbinieks ir kaut kas vairāk nekā tikai skaitlis, kas atnes investīciju ieguldījumu. Ja darbinieks vēlas ziemu pārlaist Spānijā, tas ir pilnīgi iespējams, bet tas, kā ar to veiksmīgi tikt galā uzņēmuma kopienas kontekstā, ir uzdevums, par ko jādomā darba devējam,” skaidro Aigars Bērziņš.
“Protams, man ir svarīgi, lai cilvēki strādātu birojā, lai šeit būtu ērti, lai te būtu svaigs gaiss, ilgtspēja un skaista vide, un lai visi justos labi. Ir uzņēmumi, kas veido dažādus iesaistošus pasākumus, piemēram, Suņu dienas, kad darbinieki var ierasties birojā ar saviem četrkājainajiem draugiem. Pieejas ir dažādas. Un tas ir vērtējams ļoti pozitīvi – tādējādi tiek veicināta saikne ar uzņēmumu. Galu galā mēs kā darba ņēmēji strādājam konkrētā uzņēmumā, kuram ir savas vērtības, mērķi un uzdevumi, nevis uzņēmumā X. Domāju, ikvienam ir svarīgi, kādu uzņēmumu pārstāvēt un ar ko es kā darbinieks tieku identificēts,” uzskata Mūkusalas Biznesa Centra valdes priekšsēdētāja.